Digitale Handtekening:
Onderteken al uw documenten veilig en online

Digitale Handtekening:
Onderteken al uw documenten veilig en online

Introductie

Bijna alle bedrijven en organisaties in Nederland maken gebruik van software en digitale systemen om hun bedrijfsvoering te optimaliseren. Door het gebruik van digitale handtekeningen kunt u verschillende processen binnen uw digitale workflow efficiënter maken, zoals het verbeteren van uw klantbeleving of het aannemen van nieuw personeel. AbSign is een zeer geschikte aanbieder van digitale handtekeningen, omdat we naadloos integreren met uw huidige digitale workflow en voldoen aan de hoogste EU-wetgeving. Wilt u klaar zijn voor de toekomst en zorgeloos en rechtsgeldig (zakelijke) transacties uitvoeren in Nederland en binnen de EU? Neem dan nu contact met ons op.

Wat is de meest geschikte digitale handtekening voor uw organisatie?

Met digitale handtekeningen wordt gegarandeerd dat een persoon of organisatie akkoord gaat met de inhoud van een bericht, document of transactie. Er zijn drie niveaus van digitale handtekeningen, die allemaal voldoen aan de strikte wet- en regelgeving van de EU. De gekwalificeerde digitale handtekening heeft hetzelfde juridische effect als een traditionele ‘natte’ handtekening.

Simpel

Onze standaardoplossing voor digitale handtekeningen is de eenvoudige handtekening. Het belangrijkste verschil met de geavanceerde handtekening is dat er slechts één certificaat nodig is voor het gehele ondertekeningsproces.

  • Voor betrouwbare identiteitsverificatie van de ondertekenende partijen gebruiken we online KYC;
  • Om het ondertekeningsproces te beveiligen maken we gebruik van tweestapsverificatie via e-mail, sms of WhatsApp;
  • Er wordt slechts één certificaat gegenereerd voor het gehele ondertekeningsproces, dus geen apart certificaat per event.

Geavanceerd

Onze meest populaire oplossing is de geavanceerde digitale handtekening. Deze biedt niet alleen een hoge mate van veiligheid en betrouwbaarheid, maar is ook zeer gebruiksvriendelijk.

  • Om de identiteit van de ondertekenende partijen betrouwbaar vast te stellen, maken we gebruik van online KYC;
  • Om het proces te beveiligen, wordt tweestapsverificatie gebruikt via e-mail, sms of WhatsApp;
  • Voor elke belangrijke gebeurtenis in het ondertekenproces wordt een apart en rechtsgeldig certificaat gegenereerd, zoals het moment van verzenden en ontvangen, het lezen van het document, en het accepteren of weigeren van het document.

Gekwalificeerd

Onze meest veilige oplossing is de gekwalificeerde digitale handtekening, die dezelfde rechtsgeldigheid garandeert als een traditionele ‘natte’ handtekening.

  • Met een gekwalificeerde digitale handtekening krijgt u niet alleen alle opties en functies van een geavanceerde digitale handtekening, maar voegt u ook een extra betrouwbaarheidslaag toe door certificaten te genereren vanaf een door de EU erkend en beveiligd apparaat;
  • Deze optie is met name geschikt voor bedrijven en organisaties die zakelijke transacties uitvoeren waar grote sommen geld bij betrokken zijn en/of die de hoogste mate van juridische zekerheid wensen.

In de markt van digitale vertrouwensdiensten gelden strikte wet- en regelgeving vanuit de EU. Daarom is het belangrijk om altijd een aanbieder te kiezen die volledig gecertificeerd is en werkt volgens de richtlijnen van eIDAS en het gebruik van eSignatures ondersteunt. Wij garanderen digitale handtekeningen van het hoogste niveau, onderhouden uw certificaten gedurende uw klantschap bij ons en hanteren geen verborgen kosten.

Wilt u weten welke digitale handtekening de grootste impact heeft op uw organisatie?

Neem meteen contact op

Uit welke 3 stappen bestaat het ondertekenproces?

Met onze digitale handtekeningen haalt u een waardevolle toevoeging in huis voor uw bedrijf of organisatie. Niet alleen versnelt u daarmee uw huidige workflow, maar u voldoet ook aan de strenge digitale wet- en regelgeving van de EU. Graag lichten wij u uitgebreid toe hoe onze digitale handtekeningen werken, zodat u zonder zorgen rechtsgeldige zakelijke transacties kunt uitvoeren, zowel binnen als buiten Europa.

Versturen

Verstuur eenvoudig al uw belangrijke berichten, documenten en transacties naar uw klanten, partners en stakeholders. Wij zorgen ervoor dat de inhoud van uw berichten automatisch wordt beveiligd en verzegeld, zodat u er zeker van kunt zijn dat de authenticiteit en oorsprong van uw documenten en transacties zijn gewaarborgd.

Als u de identiteit van uw ontvangers betrouwbaar en rechtsgeldig wilt verifiëren, bieden wij ook een geavanceerde KYC-check (Know Your Customer) als optie aan.

Monitoren

Met onze dienst kunt u eenvoudig de status van het ondertekenproces bij de ontvangende partij of partijen monitoren. Zo blijft u zorgeloos op de hoogte of uw documenten zijn ontvangen, gelezen, geaccepteerd of geweigerd, en of de inhoud ongewijzigd is gebleven.

Indien nodig, kunnen we de bovengenoemde gebeurtenissen voorzien van tijdsstempels en geolocaties voor maximale transparantie en zekerheid.

Certificeren

Met AbSign kunt u veilige en rechtsgeldige certificaten genereren voor zowel het totale ondertekenproces als voor afzonderlijke gebeurtenissen binnen het proces, zoals ontvangen, gelezen en geaccepteerd.

Wij onderhouden deze certificaten altijd, zelfs als u wijzigingen aanbrengt in uw documenten en/of gegevens. Zo kunt u zorgeloos zakelijke transacties uitvoeren binnen en buiten de EU, met de garantie dat de certificaten up-to-date zijn en voldoen aan de vereiste beveiligingsstandaarden.

Positieve klantervaring

U hoeft zich geen zorgen te maken over de toegankelijkheid voor uw klanten, partners en stakeholders. Uw berichten en bijlagen kunnen namelijk vanaf elk apparaat worden gelezen en ondertekend, zonder dat daarvoor aparte software of apps nodig zijn.

Wilt u aan de slag met digitale handtekeningen binnen uw organisatie?

Neem meteen contact op

Waar kunt u onze handtekeningen voor gebruiken?

Onze oplossing is geschikt voor vrijwel alle soorten documenten, van offertes en contracten tot orders, transacties en betaalverzoeken. Het gebruik van onze digitale handtekeningen zorgt voor een snellere verwerking van documenten in uw workflow en biedt u de zekerheid van een betrouwbare en wettelijk geldige oplossing die voldoet aan de strikte wet- en regelgeving van de Europese Unie. Hieronder vindt u enkele voorbeelden van toepassingen:

Klanten

Met onze oplossing kunnen uw klanten eenvoudig alle belangrijke documenten ondertekenen, zoals offertes, contracten (zoals arbeidsovereenkomsten en aannemingsovereenkomsten), toestemmingsformulieren (bijv. voor medische behandelingen of onderzoek) en lease- of huurovereenkomsten. Het gebruik van onze oplossing biedt niet alleen gemak, maar ook snelheid en veiligheid bij het ondertekenen van documenten.

Businesspartners

U kunt digitale handtekeningen gebruiken voor model- en productreleases om de rechten van de betrokken partijen te beschermen en toestemming voor het gebruik van het model of product te bevestigen. Daarnaast zijn digitale handtekeningen ook geschikt voor aanbestedingen, orderafhandeling en geheimhoudingsovereenkomsten, waarbij het bijdraagt aan een veilig, vlot en efficiënt proces.

Financieel

Digitale handtekeningen zijn gunstig voor de financiële sector, vooral bij betaalverkeer om fraude en fouten te voorkomen. Ook verzekeringen profiteren ervan, omdat digitale ondertekening van verzekeringspolissen en claims tijd bespaart en papierwerk vermindert. Ook vaststellingsovereenkomsten kunt u digitaal ondertekenen, waardoor geschillen en claims zonder tussenkomst van een rechter kunnen worden opgelost en snelheid en zekerheid voor alle partijen worden geboden.

Wilt u meer weten over de mogelijke toepassingen voor digitale handtekeningen?

Neem meteen contact op

Veelgestelde vragen over digitale handtekeningen

Om verwarring bij onze bezoekers te voorkomen, gebruiken we op onze website de term “digitale handtekening”, hoewel technisch gezien de term “elektronische handtekening” correcter is. Hoewel de meeste mensen bekend zijn met de term digitale handtekening, wordt de term elektronische handtekening gehanteerd in overeenstemming met de strenge wet- en regelgeving van de Europese eIDAS-verordening.

De digitale handtekening is een wereldwijd erkende term die wordt gebruikt om de meest veilige en betrouwbare vorm van elektronische handtekening aan te duiden. AbSign streeft naar veiligheid en kwaliteit en biedt daarom alle niveaus van elektronische handtekeningen aan, inclusief de digitale handtekening die voldoet aan de hoogste veiligheidsnormen.

Een elektronische handtekening is een wettelijk begrip dat wordt gedefinieerd in eIDAS. Volgens artikel 3.10 van eIDAS is een elektronische handtekening een vorm van elektronische gegevens die aan andere elektronische gegevens zijn gekoppeld of hiermee zijn geassocieerd en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te tekenen.

Een digitale handtekening daarentegen is een wiskundig en cryptografisch concept dat vaak wordt gebruikt om praktische voorbeelden van elektronische handtekeningen te bieden. Volgens ETSI TR 119 100 is een digitale handtekening gegevens die zijn gekoppeld aan of getransformeerd zijn door middel van cryptografie naar een gegevensreeks. Hierdoor kan de ontvanger de bron en integriteit van de gegevensreeks bewijzen en wordt bescherming geboden tegen vervalsing.

Het is belangrijk om het verschil tussen deze twee begrippen te begrijpen, omdat niet alle elektronische handtekeningen digitale handtekeningen zijn. Een digitale handtekening wordt beschouwd als de veiligste en meest betrouwbare vorm van een elektronische handtekening en wordt gelijkgesteld aan een gekwalificeerde elektronische handtekening, zoals beschreven in de eIDAS. De andere twee vormen van elektronische handtekeningen, de eenvoudige en de geavanceerde, worden daarom officieel niet beschouwd als digitale handtekeningen.

Bedrijven en organisaties realiseren zich vaak niet wat de werkelijke kosten zijn van het traditionele proces van het ondertekenen van documenten. Dit proces omvat namelijk veel handelingen. De kosten van een fysieke handtekening zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals het aantal handtekeningen dat gezet moet worden, de locatie en het proces dat wordt gebruikt om de documenten te ondertekenen. Enkele kosten die in overweging genomen moeten worden, zijn de tijd die het kost, de kosten van papier en afdrukken, de transportkosten en de kosten van opslag.

Voor een gemiddelde organisatie kunnen deze kosten gemakkelijk oplopen tot tientallen euro’s per gezette handtekening, zonder rekening te houden met arbeidskosten. Gelukkig biedt de digitale handtekening een goedkoper en veiliger alternatief. Digitale handtekeningen zijn volledig rechtsgeldig in elke rechtbank binnen en buiten de EU en kosten slechts enkele euro’s per stuk. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op voor een actuele prijsopgave.

Een elektronische handtekening is een vorm van data in elektronische vorm die is gekoppeld aan of logisch geassocieerd is met andere elektronische data. Deze data wordt gebruikt door een natuurlijke persoon, de ondertekenaar genoemd, om een document te ondertekenen. Het is in feite het digitale equivalent van een handgeschreven handtekening in de fysieke wereld en kan worden gebruikt om aan te geven dat de ondertekenaar het document heeft geschreven, akkoord gaat met de inhoud of aanwezig was als getuige.

Als je echter een rechtspersoon bent, zoals een bedrijf of organisatie, en je wilt een document verzegelen, moet je in plaats daarvan mogelijk een elektronisch zegel gebruiken. Wil je meer weten over elektronische zegels (eSeals), bekijk dan onze eIDAS-pagina.

De eIDAS-verordening heeft drie niveaus van elektronische handtekeningen vastgesteld: simpel, geavanceerd en gekwalificeerd. Elk niveau heeft specifieke vereisten die voortbouwen op het niveau eronder, waarbij gekwalificeerde elektronische handtekeningen de hoogste vereisten hebben en eenvoudige elektronische handtekeningen de laagste.

Eenvoudige elektronische handtekeningen zijn gedefinieerd als elektronische gegevens die zijn gekoppeld aan of logisch gekoppeld zijn aan andere elektronische gegevens en die door de ondertekenaar worden gebruikt om een document te ondertekenen. Bijvoorbeeld het zetten van een handtekening wanneer je een pakketje ontvangt, telt als een simpele elektronische handtekening.

Geavanceerde elektronische handtekeningen hebben daarentegen aanvullende vereisten. Ze moeten uniek gekoppeld zijn aan de ondertekenaar en in staat zijn om deze te identificeren. Ze moeten op een manier worden gecreëerd waarmee de ondertekenaar de controle kan behouden en gekoppeld zijn aan het document op een manier waarop eventuele latere wijzigingen in de gegevens detecteerbaar zijn. Deze vereisten worden vaak voldaan met behulp van technologie voor openbare sleutelinfrastructuur (PKI), die gebruik maakt van certificaten en cryptografische sleutels. Deze technologie is populair onder bedrijven en organisaties omdat belangrijke documenten op deze manier beveiligd worden en de ondertekenaar zijn of haar identiteit kan bevestigen met een tweestapsverificatie, zoals een OTP (one time password) via Whatsapp, SMS of email.

Het hoogste niveau van elektronische handtekening is de gekwalificeerde elektronische handtekening. Dit type handtekening voldoet aan alle vereisten van een geavanceerde elektronische handtekening en wordt gecreëerd door een gekwalificeerd signatuurcreatie-apparaat (QSCD) en is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen. Dit betekent dat er een gelicentieerde partij betrokken is bij het ondertekenproces, een Trust Service Provider (TSP), die ook het hele ondertekenproces certificeert en de juridische verantwoordelijkheid op zich neemt. Dit is vergelijkbaar met een notaris, in tegenstelling tot een geavanceerde elektronische handtekening, waarbij de verantwoordelijkheid bij het bedrijf zelf ligt.

Een certificaat voor elektronische handtekeningen verbindt validatiegegevens voor de handtekening aan een persoon en bevestigt minstens hun naam of pseudoniem. Dit certificaat is vaak gelinkt aan het ondertekende document en kan gebruikt worden om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren en te controleren of het document correct ondertekend is. Voor onze eenvoudige handtekeningen ontvang je een certificaat zodra het ondertekenproces voltooid is, terwijl je voor onze geavanceerde handtekeningen meerdere certificaten krijgt – één voor elke stap in het ondertekenproces (verzonden, geopend, gelezen, akkoord, enz.).

Gekwalificeerde certificaten voor elektronische handtekeningen voldoen aan striktere eisen volgens eIDAS en bieden meer garanties met betrekking tot de identiteit van de ondertekenaar en daarom meer rechtszekerheid voor de gecreëerde elektronische handtekeningen. Gekwalificeerde certificaten worden geleverd door gekwalificeerde vertrouwensdienstverleners (QTSP’s) die zijn gecontroleerd en een gekwalificeerde status hebben gekregen van een nationale bevoegde autoriteit. Onze gekwalificeerde elektronische handtekeningen maken gebruik van een QTSP en zijn daarom rechtsgeldig in elke rechtbank in de EU, VS en Latijns-Amerika.

De juridische effecten van elektronische handtekeningen in alle EU-lidstaten zijn vastgelegd in Artikel 25 van eIDAS. Dit betekent dat een elektronische handtekening, of deze nu eenvoudig, geavanceerd of gekwalificeerd is, niet kan worden afgewezen als bewijs in juridische procedures alleen omdat het in elektronische vorm is opgesteld of niet voldoet aan de vereisten voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen.

Gekwalificeerde elektronische handtekeningen hebben hetzelfde juridische effect als handgeschreven handtekeningen in alle EU-lidstaten en vaak ook daarbuiten, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten en Latijns-Amerika.

Een elektronische zegel is een stuk elektronische data dat is gekoppeld aan of geassocieerd met andere elektronische data om de oorsprong en integriteit ervan te garanderen. Elektronische zegels worden gemaakt door juridische entiteiten, in tegenstelling tot elektronische handtekeningen die worden uitgegeven door individuen.

Elektronische zegels kunnen als bewijs dienen dat een elektronisch document is uitgegeven door een juridische entiteit en zo de oorsprong en integriteit van het document waarborgen. In de Europese Unie is echter, als een gekwalificeerd elektronisch zegel van een juridische entiteit vereist is voor een transactie, een gekwalificeerde elektronische handtekening van de geautoriseerde vertegenwoordiger van de juridische entiteit ook acceptabel.

De eIDAS-verordening heeft drie niveaus van elektronische zegels, net als voor elektronische handtekeningen: simpel, geavanceerd en gekwalificeerd. Maar deze niveaus zijn anders dan die van elektronische handtekeningen.

Een simpele elektronisch zegel is gewoon elektronische data die samenwerkt met andere elektronische data om ervoor te zorgen dat de gegevens authentiek en ongewijzigd zijn.

Een geavanceerd elektronisch zegel, of AdES, is een betere versie van een elektronisch zegel. Het is gekoppeld aan de maker van het zegel en kan hen identificeren. Het wordt gemaakt met speciale gegevens die de maker controleert en is gekoppeld aan de gegevens waarmee het verbonden is, zodat eventuele wijzigingen zichtbaar zijn. Meestal gebruikt men een public-key infrastructure (PKI) om aan deze eisen te voldoen.

Een gekwalificeerd elektronisch zegel, of QES, is het beste type elektronisch zegel. Het voldoet aan alle eisen van een geavanceerd elektronisch zegel en wordt gemaakt met een speciaal gekwalificeerd zegelcreatie-apparaat (QSCD) en is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische zegels.

Een elektronisch verzegelcertificaat bevestigt de naam van de persoon of organisatie die de verzegeling heeft gemaakt. Dit certificaat wordt meestal gekoppeld aan het verzegelde document en kan worden gebruikt om de identiteit van de maker van de verzegeling te verifiëren en om te controleren of de verzegeling op de juiste manier is gemaakt.

Gekwalificeerde certificaten voor elektronische verzegelingen hebben strengere eisen dan gewone certificaten en bieden hogere garanties met betrekking tot de identiteit van de maker van de verzegeling. Deze certificaten worden verstrekt door gekwalificeerde vertrouwensdienstverleners (QTSP’s), die zijn gecontroleerd en een gekwalificeerde status hebben gekregen van een nationale bevoegde autoriteit. Onze gekwalificeerde elektronische zegels maken gebruik van een QTSP en zijn daarom rechtsgeldig in elke rechtbank in de EU, VS en Latijns-Amerika.

Elektronische zegels hebben in alle EU-lidstaten juridische effecten zoals beschreven in artikel 35 van eIDAS.

Net zoals bij een elektronische handtekening mag een elektronisch zegel niet worden geweigerd als bewijs in juridische procedures alleen omdat het in elektronische vorm is opgesteld, of omdat het niet voldoet aan de vereisten voor gekwalificeerde elektronische zegels.

Gekwalificeerde elektronische zegels hebben hetzelfde juridische effect als een fysieke verzegeling bij een notaris. Dit maakt ze rechtsgeldig in alle lidstaten van de EU en vaak ook daarbuiten, zoals de Verenigde Staten en Latijns-Amerika.

Een elektronische tijdstempel is een digitale registratie die andere elektronische gegevens verbindt met een specifiek tijdstip, wat bewijs levert dat de gerelateerde gegevens op dat moment bestonden. Het gebruik van elektronische tijdstempels is zeer geschikt in combinatie met digitale handtekeningen en elektronische verzegelingen en kan hun juridische waarde verhogen.

Als voorbeeld kan een persoon die een document ondertekent, een elektronische tijdstempel gebruiken om het document te koppelen aan een bepaalde datum en tijd, wat in de toekomst als bewijs kan dienen dat het document op dat specifieke moment bestond.

Onder eIDAS kan een tijdstempel gekwalificeerd zijn en voldoen aan strengere eisen. Een gekwalificeerde elektronische tijdstempel wordt verondersteld nauwkeurig te zijn wat betreft datum en tijd, evenals de gegevens waaraan de tijdstempel is gekoppeld, zoals een ondertekend document.

De juridische effecten van elektronische tijdstempels in alle EU-lidstaten worden beschreven in artikel 41 van eIDAS.

Zowel gekwalificeerde als niet-gekwalificeerde elektronische tijdstempels mogen niet worden afgewezen als bewijs in juridische procedures simpelweg omdat ze elektronisch zijn of niet voldoen aan de eisen voor gekwalificeerde elektronische tijdstempels.

Gekwalificeerde elektronische tijdstempels hebben de veronderstelling van nauwkeurigheid van de datum en tijd waarop ze zijn aangebracht en de integriteit van de gegevens waarmee ze zijn gekoppeld. Dit maakt ze geldig in alle EU-lidstaten en vaak ook daarbuiten, zoals in de Verenigde Staten en Latijns-Amerika.

Neem contact op

Vraag gerust. We adviseren u geheel vrijblijvend.

Op zoek naar betrouwbare en makkelijke manier om uw documenten digitaal te ondertekenen? We adviseren u graag. Bel, mail of vul het formulier in.

Jaromir Ekstijn

team@absign.nl

+31(0)26 8403670